La prise de fonction: pour une prise de conscience collective!

17 janvier 2016

« Plus l’homme a d’habitudes, moins il est libre et indépendant »
E. Kant

Le début de l’année offre de nouvelles perspectives, il apparaît souvent comme un moment particulier qui fait émerger des souhaits d’évolutions de carrière. En effet, la période des vœux de réussite et d’épanouissement pour les autres est aussi propice à la projection personnelle. Que vous soyez nommé à la tête d’une équipe, que vous envisagiez une promotion cette année ou que vous accueilliez un nouveau collaborateur, vous êtes concerné à des degrés divers par le changement et la prise de fonction. Comment envisager, vivre et réussir sereinement une prise de fonction dans l’entreprise à tous les niveaux?

Un nouveau souffle

L’arrivée d’un collaborateur apporte toujours la perspective du changement. Cette période d’instabilité peut être perçue différemment au sein des équipes : méfiance, attentes, craintes, espoirs. Le climat d’accueil et le degré de bienveillance sont souvent des données inconnues. Attendue et préparée, la prise de fonction est source de dynamisme : elle peut élargir les perspectives de la structure et augmenter l’engagement. Mal vécue et peu anticipée, la prise de fonction peut se révéler douloureuse et anti-productive. Elle est par conséquent un moment charnière et délicat dans une carrière professionnelle. C’est pourquoi elle mérite une attention toute particulière depuis la première prise de contact jusqu’aux premiers résultats.

Le temps, fidèle allié

Le succès d’une prise de fonction ne peut se mesurer que dans la durée, c’est ce que tend à montrer une étude récente qui indique que « le temps nécessaire pour occuper pleinement son poste est toujours plus long qu’on ne l’anticipe (d’environ 1,5 mois)[1]». Il est donc important de maintenir un niveau d’attention constant sur le court et le moyen terme sans tirer des bilans immédiats. Atteindre le seuil de rentabilité[2] ne se fait pas au bout d’un mois. La phase d’observation, d’adaptation et de compréhension est capitale dans la prise de fonction. Il s’agit avant tout de prendre conscience du nouvel environnement. En effet, « céder à l’impératif de l’action[3] » , « arriver avec LA solution », « négliger les relations horizontales », « annoncer des mesures irréalistes » font partie des erreurs recensées comme « à éviter » par plusieurs études sur le sujet. La découverte d’une nouvelle culture d’entreprise pour les managers recrutés constitue une étape fondamentale.

Une méthode miracle ?

Les interrogations telles que « comment innover sans perturber ? Comment transformer sans effrayer ? comment trouver son style de management ? Comment s’intégrer sans s’effacer ou sans écraser ?» accompagnent quotidiennement le nouveau collaborateur. Le succès réside avant tout dans la qualité du positionnement car un des risques majeurs dans la prise de fonction consiste à focaliser son attention exclusivement sur soi et son style de management au risque de négliger les besoins de l’équipe. A l’opposé, l’incapacité d’affirmer son leadership pose de graves difficultés dans la collaboration. L’équilibre est donc fragile et le dosage subtil. C’est pourquoi, les méthodes pour réussir sa prise de fonction ne manquent pas. On en dénombre chaque année de nouvelles[4]. Toutes s’accordent sur le fait qu’il est nécessaire de passer par une phase d’observation et de prise de contact avant d’engager les premières mesures, de communiquer avec tous et d’annoncer les objectifs seulement une fois la connaissance du contexte établie. Ces étapes respectées garantissent la réussite en suivant le « cercle vertueux de la transition» .

Le partage des responsabilités

L’intégration suppose l’interaction. Les principaux objectifs liés à l’intégration dans une nouvelle culture de l’entreprise reposent sur la prise de conscience des principes, des valeurs et des spécificités du groupe. Cela suppose de maintenir une position d’ouverture pour l’équipe et une posture d’apprentissage constante pour le collaborateur dès les premiers moments. La responsabilité de l’intégration et de la réussite dans la prise de fonction rapide et performante ne repose donc pas seulement sur le nouveau collaborateur. En effet, une équipe préparée, soudée et dynamique accueillera et intégrera plus aisément un nouveau manager qu’une équipe composée de collaborateurs faisant « cavaliers seuls ». Anticiper le changement, c’est réduire le temps d’adaptation et donner confiance à une équipe ductile. La responsabilité dans le succès de la prise de fonction revient aussi à l’entreprise. Elle investit souvent beaucoup de temps et de moyens financiers pour choisir la personne idéale à qui elle confie un poste, mais elle n’accorde pas toujours le même soin à l’accompagnement du cadre dans sa prise de poste. Or, la part d’échec ou de résultats inférieurs aux objectifs est souvent significative et représente une dépense importante pour la structure [5].

Un accompagnement en amont et en aval

En amont, Hommes et Projets propose d’anticiper ces moments de transition clefs en intervenant dans le cadre de la préparation au changement. Sensibilisés et mobilisés face à cette problématique, les collaborateurs retrouvent plus facilement leurs repères, sont davantage capables de s’adapter aux nouvelles méthodes. L’organisation gagne en agilité sans perdre en qualité.

En aval, l’offre d’un coaching individuel semble la plus à même de répondre aux attentes spécifiques et aux problématiques précises du manager face à un contexte unique. Hommes et Projets propose une série d’entretiens encadrés et suivis dans le temps pour construire la vision du manager dans sa nouvelle fonction, faciliter sa lecture des phases de changements, lire les indicateurs de performance, comprendre des tableaux de bord, élaborer une stratégie pertinente, mettre en place une communication adaptée qui lui ressemble.

[1] Association nationale des DRH étude 2010 sur les prises de poste
[2] L’expression désigne le point auquel le collaborateur recruté apporte autant de valeur à l’ entreprise qu’il en a nécessité.
[3] 2013 Pearson France 90 jours pour réussir sa prise de fonction
[4] 100 jours pour réussir sa prise de fonction
Clé 1 – Maîtrisez le champ des opérations et évaluez la solution
Clé 2 – Établissez vos appuis et choisissez votre équipe
Clé 3 – Engagez et annoncez les premières mesures
Clé 4 – Contrôlez et mettez l’entreprise sous tension
Clé 5 – Différez les grands projets structurels
Clé 6 – communiquez sans cesse et à tous niveaux
Clé 7 – Établissez votre leadership
[5] Pour accompagner les autres cadres, les moyens utilisés par les entreprises sont :
– dans 91 % des cas le séminaire d’intégration,
– dans 26 % des cas, la formation des managers à l’accueil des cadres lors de leur prise de poste
– dans 25 % des cas, le mentoring,
– dans 22 % des cas, le coaching individuel.

Précision : Ces pourcentages renseignent sur l’utilisation d’un moyen et non pas sur le nombre de cadres bénéficiant d’un tel moyen.